議事録の書き方

我が家の家業は不動産管理、すなわち大家さんなんですけど、数年前に株式会社にしたのです。お父ちゃんが社長、お母ちゃんが専務、息子が常務、嫁が経理のバイト、ほか社員なし、完全なる同族会社です。

ところで社長である父親が、もう年老いて、施設で暮らしてますもので、自動車を父親名義から法人名義に変えました。個人から法人への譲渡ですね。

個人間の名義変更と手続きは同じだろうと思っていたら、陸運局内の代書屋さんで「議事録がいるよっ!」と指摘されまして。

 

法人と代表取締役の間では自由に財産の譲渡・譲受ができないように法律で制限されているのですね。取締役会で承認を受けないといけないらしいです。

「へっ? そんなもんないですわあ。」と答えますと、あらかじめ作られていた埋込み式のフォーマットを出してこられました。

いついつどこそこで、誰が議長で、取締役会を開きました、発行株式総数何株、有効株式総数何株、譲渡する自動車の車両番号と車体番号などを、さらさら書いていっちょあがり。議事録の代書代は300円也。

こうして、とどこおりなく自動車の名義変更が完了いたしました。

ホントは議事録って、原本は保存しておかないといけなかったんですけど、そのまま申請書類に入れてしまったので、手元に残ってません。もう一つ作っておかねば。

零細企業の取締役会議事録

それにしても、議事録って、いいかげんなものだなあ。

以前、介護事業をしていたときも、議事録が必要なことが何度かありました。事業の目的を追加するときとか、役員をクビにするときとか、法務局で登記するときに必要ですね。

でも、あらたまって取締役会を開いたことってなく、なんとなく日頃の話の中で決まったことを、書面にして、日付を適当に遡って記載して、おう、ちょっと判子おしといてちょうだいよ、などといっとりました。

役所に提出するためだけのもので、あとで読み返したりすることもないです。

大企業などではもっときっちりやるんでしょうけど。

会議の内容の議事録

こんな私も、きっちりした議事録を書くことはあります。

私はある団体の委員会で書記をしておりまして、毎月、およそ1時間の会議内容を、まとめて書き起こして、提出しています。

これも雛形はあるので、会場とか日時、司会進行とか開会宣言とか、そういうのは埋め込むだけです。

しかし、会議の内容は多岐に及びますので、かなり集中して、会議の中身は全部ノートに書きなぐっております。軽く、10ページくらいは使いますね。発言内容はほぼ全てメモします。念のため、iPhoneに録音もしております。

 

議事録としてはA4用紙1枚にまとめます。1枚の紙に発言を全部書くわけにもいかないので、議題と決定事項、質疑応答の内容を、参加してない人が見ても、わかりやすいように心がけています。

あらかじめ進行表やレジュメがあって、その通りに進んでくれれば、議事録も楽ですね。

しかし、狙った結論にねじまげて記録してはいけないわけで、実際に話されたとおりに記録する必要があります。進行表と外れていくこともあって、これがけっこうむつかしいです。

自分なりに曲解していないか、重要なことを端折っていないか、そういうところには気を使っているつもりですが、聞き違い、思い込み、省略や装飾が、混じっている可能性はありますね。中立公正のつもりでも、そうではないかもしれません。

議事録担当が一人だけって、こわいよねえ、と思うことはあります。

 

ですので、新聞記事や、週刊誌など、そういうのもあまり信用しすぎるのもいけないなと思ってます。客観的にみえて、推測とか独断とか偏見とか誘導とかってありますね。

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